Un des points clés avec l’accroissement du nombre des projets, c’est la gestion de la trésorerie. La trésorerie est un point sensible qui peut compromettre le développement de l’entreprise et lui interdire de profiter pleinement des opportunités du moment.
Voici un exemple de scénario catastrophe vécu par une entreprise que j’ai eu l’occasion d’auditer.
Quand la société avait un projet, la trésorerie était cruciale et le chef de projet motivé pour facturer et suivre les paiements
Quand la société est passée à cinq projets, elle a du nommer de nouveaux chefs de projet moins expérimentés et pas toujours attentifs au suivi de trésorerie : il y avait toujours un projet pour payer pour un autre projet. C’est là que l’entreprise a commencé à oublier les grands principes du management de projet et à prendre de mauvaises habitudes :
- On a commencé à anticiper les démarrages et à lancer des achats sans avoir la commande client
- On a tardé à passer les avenants dès qu’il était possible de les faire les passer et on ne peut pas facturer
- On ne prenait plus le temps de réunir les éléments afin d’émettre les factures
- On ne faisait pas de relance quand on n’était pas payé…
mais ce n’était pas grave car il y avait toujours un projet pour assurer la trésorerie de l’autre.
Quand la société a dépassé les 10 projets, le nombre de chefs de projets s’est accru, le bon sens des pionniers s’est perdu, les problèmes de trésorerie se sont amplifiés et :
- La société s’est endettée auprès des banques et a payé des frais bancaires conséquents
- Elle a commencé à avoir des problèmes avec les fournisseurs qui ne respectaient plus leurs délais
- Les projets ont ralenti, les fournisseurs ont déserté le chantier, certains projets se sont arrêté
- Les pénalités ont commencé à pleuvoir
- Et les difficultés à se multiplier…
La solution qui a été proposée au client ? Augmenter le fond de roulement de l’entreprise ? C’est ce qui a été fait pour répondre aux urgences, mais pour résoudre le problème sur le long terme, il a été décidé de changer les habitudes et de mettre en place de nouveaux principes de gestion de projet :
- suivre la trésorerie projet par projet
- motiver le chef de projet sur une trésorerie toujours positive (on peut y arriver)
- améliorer le suivi des contrats et de la facturation
- améliorer la gestion des projets par de la formation et des tableaux de bord adaptés
L’entreprise est sortie du cycle infernal. Elle poursuit son développement, le sentiment prévaut qu’elle a perdu ne nombreuses années et beaucoup d’opportunités.