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Description
Lorsque dans une entreprise les projets sont nombreux, s’interpénètrent et mettent en jeu des acteurs de métiers différents, il devient impératif de mettre en place une gestion spécifique et claire de tous ces projets. Planifier, établir les rôles et les responsabilités de chacun, arbitrer et communiquer sont les clés du management multi-projets. Cet atelier se déroule autour du micro-projet CONCERTO qui permet d’évoluer dans un contexte multi-projets exigeant une coordination efficace tant vis à vis du portefeuille de projets qu’à l’intérieur des équipes projet.
Objectifs
- Appréhender les différentes problématiques liées à la gestion multi-projets : gestion des portefeuilles projets, adéquation charge/capacité...
- Réfléchir sur la meilleure façon de structurer et de gérer un portefeuille de projets : sélection, gestion des priorités, pilotage, capitalisation des expériences
- Identifier les différents modes d’organisation efficaces en contexte multi-projets et identifier le rôle des Commanditaires, d’un Comité de Direction, d’un Comité de Pilotage, d’un Project Management Office
- Analyser le processus de communication et de prise de décision : réunions, tableau de bord
- Faciliter les décisions du Comité de Pilotage
- Acquérir les outils nécessaires à la négociation et à la gestion des conflits en contexte multi-projets
Qui est concerné ?
- Chefs de Projet, chef de programme
- Responsables de service
- Membres de Comité de Pilotage
- Membres du Project Management Office
Programme sur 3 jours
Jour 1 - Introduction
- Le défi du travail en multi-projets
- Les conséquences de la non maîtrise du management multi-projet
Aligner stratégie, économie et projets
- Appréhender la stratégie
- Positionner chaque projet par rapport à la stratégie
TP 1 : Décrire et classer les projets
TP 2 : Construire une matrice enjeux, coûts, risques
Standardiser les méthodes
- Les "clients" du système de gestion multi-projets
- Les objectifs du système : adéquation charge/capacité, maîtrise des livrables, des coûts, des délais
- Définir les niveaux de gestion
- Programmes-projets-actions-travaux hors projets
- Structurer les projets : phases, jalons, lots de travaux, activités, livrables
TP 3 : Identifier les contraintes de fonctionnement en multi-projets
Définir les rôles, organiser les équipes
- Le portefeuille de projets
- Les différents types d’organisations
- Clarifier les rôles et les contributions dans les projets
Le Projet Management Office (PMO)
- Sa mission - ses responsabilités
- Sa composition
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Jour 2 - Etablir une planification de référence
- Rechercher les synergies entre projets
- La carte de stratégie multi-projets
TP 4 : Identifier les synergies entre projets
- Un système de planification à 3 niveaux : stratégique-projet-service
- Les échanges entre les niveaux
TP 5 : Etablir le planning de référence
Mettre en place les budgets, les ressources
- Démarche de prévision budgétaire
- Etablir le plan de charge prévisionnel
- L’adéquation charge / capacité
- Le processus PMT-PLT
TP 6 : Etablir un plan de charge multi-projets
Suivre l’avancement des projets.
Replanifier
- Avancement délais, coûts
- Engagé, nécessaire pour finir, écarts, prévisions à terminaison
- Les processus de mise à jour
- Gestion des modifications de planification : analyser les impacts
TP 7 : Re-planifier les projets
Jour 3 - Les comportements dans l’équipe
- Constituer et organiser les éuipes
- Les obstacles à la planification
- Le consensus interne et l’engagement lié au planning
- L’analyse des risques
- L’indisponibilité des ressources
TP 8 : Hiérarchiser les sources de motivation
Décider en environnement multi-projets
- Fonctionnement du Comité de Pilotage
- Analyser la demande et son évolution
- Analyser l’état des fournitures et les prévisions
- Intégrer les aspects financiers, charges, engagements
- Analyser et classer les risques
- Analyser les solutions possibles : le tableau de choix multi-critères
- Préparer la décision du Comité de Pilotage
- Assurer la traçabilité de la décision
- Prioritiser les projets
TP 9 : Mener une réunion du comité de pilotage
Etre productif en multi-projets
- Le mythe de l’homme x mois
- Les sources de perte de temps
- S’organiser en contexte multi-projets
- Préserver l’équilibre entre les projets
- Optimiser la gestion des ressources
TP 10 : Se mettre à la place du responsable de ressource
Communiquer en multi-projets
- Mettre en place la communication : que communiquer, à qui communiquer, comment communiquer
- Optimiser et harmoniser les modes de communication : réunion, messagerie, entretien
TP 11 : Définir les outils de communication multi-projets
Le tableau de bord multi-projets
- Les clés pour l'élaboration d'un tableau de bord
- Tableau de bord projet - Tableau de bord multi-projets
- S’améliorer avec le tableau de bord qualité
TP 12 : Etablir un tableau de bord multi-projets
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Formations
