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Description
Le Chef de Projet Utilisateur est généralement mandaté par la maîtrise d'ouvrage d'un projet informatique pour mener à bien ce projet pour le compte de la MOA. Son apport pour chaque phase du projet repose sur sa connaissance opérationnelle et sa capacité à définir les fonctionnalités et les informations du futur système informatique à mettre en place. L'atelier est bâti autour d'une simulation de projet qui va de la définition du besoin au suivi de la mise en oeuvre. Le contexte : vous venez d'être nommé chef de projet pour une mission d'amélioration du système de gestion de la documentation de votre service ; plusieurs départements de l'entreprise sont concernés. Organisés en équipe projet, les participants doivent initier et dérouler ce projet.
PRE-REQUIS
Pour des personnes qui n'ont jamais été formées, il est préférable d'avoir suivi la formation "PLANET Gérer un projet"
Objectifs
- Définir le rôle de Chef de Projet Utilisateur et aider à sa mise en place :
- Garantir la maîtrise du projet informatique, vu côté utilisateurs
- Coordonner les activités spécifiques des utilisateurs
- Maîtriser les principes de conception et être capable de modéliser les besoins
- Se doter des méthodes pour piloter le projet et le mener à bien vers la solution cible.
- Collaborer efficacement avec la maîtrise d'oeuvre.
- Communiquer avec la maîtrise d'ouvrage.
Qui est concerné ?
- Chefs de Projet Utilisateur
- Responsables fonctionnels, Chefs de Service chargés d'un projet informatique
- Chargés de mission
- Assistants à Maître d'Ouvrage
- Correspondants informatiques dans un service
Programme sur 3 jours
Jour 1
Définir le rôle du Chef de Projet Utilisateur
- Positionner son rôle et sa mission par rapport à la maîtrise d'ouvrage, la maîtrise d'oeuvre et les utilisateurs impliqués dans le projet informatique.
- Formaliser sa mission et ses responsabilités.
- Identifier et impliquer les parties prenantes (hiérarchie, partenaires, ....)
Démarrer le projet
- Formaliser les objectifs, enjeux et contraintes avec la Note de Cadrage
- Analyser l'existant pour faire un état des lieux et diagnostiquer les manques
- Fixer les priorités des besoins utilisateurs/ métiers
- Bâtir la démarche de projet et répartir les responsabilités
- Etablir un échéancier des jalons du projet suivant son cycle de vie
Elaborer et valider le cahier des charges
- Caler les fonctionnalités attendues par rapport aux objectifs du projet (Must/Could/Should)
- Détailler l'existant et les attendus
- Définir les futurs besoins
- Structurer la communication entre acteurs : enchaînement d'action, échanges d'informations
- Impliquer la maîtrise d'oeuvre.
- Formaliser progressivement le cahier des charges
- Faire valider le cahier des charges par la maîtrise d'ouvrage
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Jour 2
Préparer la sous-traitance
- Savoir quand faire appel à un conseil extérieur
- Rédiger les différentes parties qui constituent l'appel d'offre en collaboration avec la maîtrise d'oeuvre
- Etablir une grille de sélection des prestataires
Utiliser un logiciel de gestion : MS PROJECT
- Une démonstration pour utiliser le logiciel MS PROJETCT donne un aperçu des fonctionnalités de cet outil de gestion de projet
Piloter le projet
- Piloter le cycle de vie du projet avec l'échéancier des livrables
- Faire appliquer ses responsabilités par le Chef de Projet Utilisateur : - au cours des phases de cycle de vie du projet - sur la réalisation des livrables (internes ou sous-traités)
- Suivre les budgets d'investissement et les faire valider par la maîtrise d'ouvrage
- Analyser les besoins en formation de l'utilisateur final
Jour 3
Valider les livrables et produits du projet
- Contrôler l'avancement physique de la conception
- Préparer le plan de test (procédures et modes opératoires) avec ses critères d'acceptations Approche progiciel : spécificités du paramétrage, conception interne, sous-traitance
- Analyser les risques liés à la migration des données pour garantir leur validité
Communiquer avec le tableau de bord de projet
- Analyser les écarts, tendances. Reprogrammer le reste à faire
- Gérer des aléas et des modifications.
- Choisir les indicateurs, le contenu d'un tableau de bord
- Communiquer régulièrement sur le projet pour faciliter le changement occasionné par les nouvelles dispositions
Organiser le transfert final
- Lancer la campagne de test des applications et la reprise des données
- Contrôler l'application des procédures
- Déployer la formation et accompagner le changement.
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Formations
