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Description
L'activité projet, aujourd'hui, fait souvent appel à la sous-traitance, que ce soit pour compléter les compétences internes ou pour simple raison économique et politique. Tout donneur d’ordre se pose la question : comment garder la maîtrise des projets alors que l’on n’est plus pleinement acteur de sa réalisation ?
Objectifs
- Percevoir les enjeux de la sous-traitance, faire un état des lieux de la sous-traitance de projets
- Construire la stratégie et la tactique pour la mise en place de la sous-traitance de projets
- Définir l'organisation de la sous-traitance des projets : processus, acteurs, documents
- Définir le cadre contractuel et les responsabilités
- Définir le cahier des charges, les limites de prestations et le dossier de consultation
- Définir et maîtriser les indicateurs de la sous-traitance de projets
- Manager et piloter les sous-traitants
- Evaluer les sous-traitants en cours et fin de projet
Qui est concerné ?
- Responsables des achats de sous-traitance
- Conducteurs de travaux
- Chefs de projets, chargés d'affaires
Programme sur 3 jours
Jour 1
Contexte
- Orientations des politiques de sous-traitance ; spécificité des projets
- La fonction achat de sous-traitance dans l'entreprise, dans les projets
Contractualisation (1) Schéma et réglementations
- Typologie de contrats
- Les dispositions spécifiques aux marchés publiques
Contractualisation (2) le dossier de consultation
- Le dossier de consultation
- Analyser les risques pour définir le contenu du contrat
- La nature juridique du contrat
- Conditions générales
- Conditions particulières
- La gestion du contrat dans ses dispositions fondamentales
- La jurisprudence
- Définition du niveau de contractualisation
- Cahier des charges : exigences produit/processus
- Plan d'Assurance : Qualité/Recette/VA/VSR
La sélection des sous-traitants
- La pré-qualification
- Les critères de sélection
L’appel d’offre
- Conditions de l’appel d’offre
- Dépouillement : Critères produits/processus
- Les clarifications
- Les tableaux de comparaison
- La short list
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Jour 2
L’attribution du marché
- Les pièces contractuelles
- Les mises au point supplémentaires
- La signature
Lancement de l’opération
- Cadrage des équipes
- Communication, réunion de lancement
- Choix d’implantation, moyens, compétences
- Organisation : Rôles Internes/Externes- Assistance
- Procédures et outils
- Coordination
Réalisation du produit
- Plan de production et livrables
- Avancement : Mesure du travail effectué, déclenchement des paiements
- Gestion des risques conjoints
Gérer la relation client/fournisseur
- Tracer et accumuler les événements formels (CR, tableau de bord)
- Ecoute des sous-traitants/signaux faibles
- Gestion de crise : communication
- Négociation : gérer la durée, le temps pour maîtriser le conflit
Gestion des changements
- Modifications, incidents, corrections
- Avenants
- Incidences contractuelles (référentiel d'exigences)
Pilotage de sous-traitant
- La gestion des risques en continu
- Le pilotage de la sous-traitance, les indicateurs, le tableau de bord
- Revues et audits indépendants
- Forfait, régie
- Externalisation
La co-traitance
- Les groupements momentanés d’entreprises
- Les conventions de groupement/le mandataire
- Le groupement conjoints et solidaires
- Les dispositions contenues dans les marchés publics
Jour 3
Condition de la livraison et la réception
- Conditions d’acceptation de la livraison, de la recette
- Le référentiel d’exigences : le contrat
- Les dérogations éventuelles
Plan et protocoles de recette
- Droits et devoirs des acteurs
- Structures et comités
- Cycle à mettre en place - Outils
- Garanties et main-levée
Arbitrages
- Gestion des réclamations
- Gestion des pénalités
- Vérification d’aptitude
Pour aller plus loin
- Evaluation du sous-traitant
- Partenariat éventuel
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Formations
