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Description
Cet atelier est bâti en simulant une affaire, préalablement négociée par le Service Commercial avec un nouveau client. Les participants, organisés en équipe projet, doivent dérouler cette affaire.
Les séquences de simulations et études de cas qui composent l'atelier permettent de traiter la réalisation d'une affaire aussi bien sur les aspects méthodologiques que sur le management des équipes et le traitement des relations spécifiques aux affaires dans le contexte du client.
Objectifs
- Acquérir une vision globale et approfondie sur l’ensemble des composantes d’une affaire
- Pouvoir assurer le pilotage de l’affaire dans le double objectif de satisfaire le client final (client externe) et l’entreprise (client interne)
- Maîtriser le déroulement et la bonne exécution finale par la connaissance et la pratique des méthodes et outils de pilotage d’affaire (Qualité, Coût, Délai)
- Augmenter sa capacité à coordonner une affaire pour activer et engager dans l’affaire tous les acteurs internes et externes (co-traitants, sous-traitants,
fournisseurs)
- Mettre en place un dispositif pour assurer le transfert complet chez son client final et la clôture de l’affaire en interne
Qui est concerné ?
- Chargés d’affaires
- Chefs de projets
- Responsables de la conduite d’une affaire chez un client
Programme sur 3 jours
Jour 1
Rôle du responsable d’affaire
- Principes généraux d’une affaire
- Identification de tous les intervenants dans une affaire, définition de leur rôle et de leurs missions
- Positionnement du responsable d’affaire entre maîtrise d’oeuvre et maîtrise d’ouvrage
Cadrer la réalisation de l’affaire
- Définir les objectifs de l’affaire
- Identifier les éléments au départ de l’affaire. Du CdCF au CdC. Du besoin exprimé par le client aux spécifications techniques
- Identifier l’organisation mise en place par le client pour conduire ses affaires, identifier la structure de l’entreprise, identifier son système de maîtrise de la qualité
- Définir la mission du responsable de l’affaire, définir les facteurs clés de réussite de l’affaire, définir les résultats attendus
Organiser et structurer l’affaire
- Définir les grandes phases de l’affaire
- Etablir l’organigramme des tâches
- Mettre en place les fiches de tâches
- Organiser l’affaire, définir les "règles du jeu" applicables à la conduite de l’affaire
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Jour 2
Maîtriser la conduite de l’affaire
- Construire le référentiel de l’affaire : les spécifications techniques, le planning de référence, le budget prévisionnel
- Définir les indicateurs de pilotage
- Elaborer un tableau de bord
- Mesurer l’avancement de l’affaire, analyser les écarts par rapport aux prévisions, établir les plans d’actions pour corriger les dérives
- Gérer la documentation
- Gérer les modifications
Gérer la communication
- Maîtriser les relations avec tous les intervenants internes et externes
- Gérer le contact avec le client de l’affaire
- Rechercher l’adhésion des acteurs, savoir les impliquer, les engager pour la réussite de l’affaire
- Gérer les relations avec sa propre hiérarchie et avec la hiérarchie des intervenants dans l’affaire
- La communication formelle, la communication informelle
- Savoir déléguer
Jour 3
Gérer les fournisseurs et les sous-traitants
- Etablir le Dossier de Consultation des Entreprises, le cahier des charges des éléments sous-traités
- Définir les critères d’appréciation des propositions
- Lancer les appels d’offre, dépouiller et analyser les propositions, établir les tableaux de comparaison techniques et économiques
- Mettre en place le suivi des fournisseurs et des sous-traitants
Conduire une négociation
- Les grands principes de la négociation
- Préparer la négociation
- Exercice de conduite d’une négociation
Gérer les conflits
- Les types de conflits
- Les causes pouvant générer des conflits
- Savoir détecter les conflits potentiels le plus tôt possible
- Traiter les conflits, exercice de gestion des conflits
Clôturer l’affaire
- Conduire la phase de réception technique, suivi des réserves et levée des réserves
- L’archivage
- Le transfert de compétences
- Etablir le rapport de fin d’affaire, capitaliser le savoir-faire et faire le retour d’expérience pour améliorer les prestations
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Formations
