Les points clés de la mise en œuvre d’une solution EPM

La mise en place d’une solution EPM est délicate et nécessite, pour que ce soit un succès et pour en tirer un bénéfice optimal, de respecter un certain nombre de pré-requis :

• Définir clairement les objectifs du système, choisir le bon niveau d’intégration
• Faire les bons choix de configuration dès le départ
• Proposer des solutions simples et robustes adaptées au client, répondant réellement aux enjeux de celui-ci
• Connaître le métier du client : chaque client est différent et une connaissance fine du métier du client est nécessaire pour

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  • Connaître les particularités des projets
  • Comprendre ce qui est un élément de décision dans le pilotage des projets et le pilotage des différentes fonctions impactées par les projets

• Bien appréhender les changements à mener, s’accorder sur une trajectoire pour y arriver.
• Associer les différentes parties prenantes à l’opération

L’équipe OPTEAM s’assure de la présence de ces facteurs clés de succès dans ses projets EPM.

Les principes de mise en œuvre :

La mise en place d’un EPM nécessite d’agir conjointement sur :

• Les méthodes, l’organisation et les processus,
• Le système d’information portant ces processus,
• Les hommes qui font vivre le système.

Quelques bons principes :

• Constituer une équipe projet, véritable noyau dur composé de représentants d’OPTEAM et du client, établir rapidement un langage commun entre tous les acteurs par des présentations de l’outil et des formations
• Se référer aux démarches ERP, définir le besoin sur la base d’un maquettage organisationnel permettant de voir l’implication de chacun dans le système
• Décrire le mode de fonctionnement cible de manière simple et itérative, préciser les méthodes utilisées, les responsabilités et les processus
• Utiliser la formation en Ateliers d’Expérience Condensée pour engager une concertation sur les méthodes les mieux adaptées aux projets du client, les responsabilités et le mode de fonctionnement cible afin de faciliter le changement
• Former tous les acteurs concernés par le Management par Projet (Chefs de Projets, Acteurs projets, mais aussi Hiérarchiques et Direction)
• Bâtir l’outil par étapes autour de maquettes fonctionnelles
• Favoriser les actions qui débouchent sur des résultats visibles
• Avoir une vision à moyen terme, avancer par étape et s’accorder sur une trajectoire de mise en place du Management par Projets dans l’organisation
• Mettre en place un bureau de soutien aux projets (PMO = Project Management Office), pour faire vivre le Management par Projets au sein de l’organisation
• Communiquer sur les objectifs de l’action et les implications pour chacun

Le respect de ces quelques bons principes a donné de bons résultats par le passé et OPTEAM essaye de se référer à ces principes dans ses interventions.

La démarche de mise en oeuvre :

Pour mettre en place un Management de Projet adapté à l’organisation et aux projets de nos clients, nous proposons classiquement les étapes suivantes :

• Etape 1 – Cadrage et formation de l’équipe projet : l’objectif est de créer une équipe (OPTEAM/CLIENT) capable de formuler et de définir l’environnement cible.
• Etape 2 – Formulation de l’environnement technique et fonctionnel cible : il s’agit d’élaborer un cahier des charges qui décrira l’environnement cible = Référentiel de Gestion de Projet et Architecture Technique.
• Etape 3 – Mise en place technique de la solution EPM
• Etape 4 – Mise en place fonctionnelle de la solution EPM
• Etape 5 – Formation à la méthodologie et à l’utilisation du logiciel de gestion de projet,
• Etape 6 – Déploiement par étape sur l’ensemble des projets
• Etape 7 – Mise en place du dispositif de support aux projets – PMO, et Comités de Pilotage pour leur permettre de comprendre leur rôle et de remplir leur mission.
• Etape 8 – Assistance au déploiement par une aide personnalisée au PMO et aux projets dans l’initialisation des données et le passage à un mode de fonctionnement maîtrisé

Ceci s’accompagne d’actions de communication sur le projet et ses réussites pour une bonne appropriation par les acteurs et les parties prenantes des projets.