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Projet et documentation


Projet et gestion de sa documentation


En définitive et quel que soit son domaine d'application, toute entreprise, toute société mène à bien des projets en accomplissant ses activités autour deux réalisations fondamentales :

- un produit et/ou des prestations de service
- de l'information.

L’information petit à petit construite est matérialisée par un produit unique ou multiple, simple ou complexe, très grand ou très petit. L'information est présente avant même l'origine du produit, plus avant de sa réalité physique.

En formalisant le besoin puis en spécifiant le futur produit dans ses grandes fonctions, l'information va ensuite le définir de plus en plus précisément. C'est sur les bases d'une information validée que se développe puis se fabrique le produit. Une fois livré, l'information accompagnant le produit assure une utilisation appropriée et un maintien du fonctionnement du produit jusqu'à la fin de son exploitation. Voire son recyclage, sa réutilisation et la destruction.

1.1 La "juste" Information

L'information englobe le produit d'un halo indispensable à son existence. Tout à fait comparable à notre environnement, l'équilibre biosphérique entre le produit et l'information est conduit par des règles de fonctionnement analogues, les mêmes causes déterminant les mêmes effets :
  • trop riche, l'information peut étouffer la croissance du produit noyé sous un flot d'éléments inutiles, parfois hors du sujet traité
  • trop pauvre, un blocage peut se produire dans la croissance du produit qui perd ses assises et peut dévier vers un résultat bien loin de celui escompté.
  • trop polluée, l'information asphyxie le milieu ambiant du produit qui voit son évolution perturbée vers de trop fréquentes et coûteuses périodes de désintoxication, d'une efficacité incertaine.
Petite fable écologique qui souligne, en définitive, que gérer un projet c'est aussi et d'abord gérer de multiples informations.
Un parallélisme évident existe entre "LA" gestion de projet telle qu’elle est généralement entendue et les gestions satellites gravitant autour du projet. Dans le domaine de la gestion de la documentation et de la configuration, le synchronisme indispensable à mettre en œuvre est un facteur clé de succès. Sous l'aspect contenu, exigences de qualité des projets industriels, ces systèmes de gestion concourent à une meilleure maîtrise du management des projets.
 

1.2 La "Juste Place" de la Documentation

« La documentation, ce n'est que du papier ... » que de fois cette sentence assassine n'a-t-elle été prononcée?  Avec Internet et la micro-informatique, aujourd’hui, l’information est disponible n’importe quand, quasi n’importe quand.

La banalisation du support et son coût marginal ont causés sinon l'indifférence au moins le dénigrement de la documentation.  Généralement sous-estimée, la richesse que constitue la documentation est encore fort peu valorisée dans les entreprises.  Une fois lue, la note interne est, au mieux, répertoriée dans un dossier ou subit la radicalisation d'un irrémédiable "classement vertical".  Une fois rédigée, la note de calcul ou le rapport d'études encombreront les tiroirs des bureaux des ingénieurs ou leurs disques durs des ordinateurs.

L'arrivée de nouveaux médias conjuguée avec la recherche d'efficacité dans la qualité et de ces exigences concourt à replacer au premier plan la documentation et son système de gestion.

Les règles de maîtrise de gestion de la documentation répondent à un questionnement essentiel sur les informations :
  • Comment s'élabore l'information?
  • Quels sont les constituants d'une information dans le projet ?
  • Quelle structure doit-on appliquer à la documentation et quelles méthodes faut-il mettre en œuvre pour l'élaborer et la connaître?
  • Quelles actions sont ensuite nécessaires pour que cette information conserve toute sa fraîcheur ?

2. Services attendus, services rendus


Discipline du management de projet, la gestion de la configuration consiste à mettre en œuvre et à utiliser des moyens techniques et administratifs pour obtenir, à tout moment du cycle de vie du produit, une visibilité satisfaisante de celui-ci. Cette visibilité s'effectue à travers les caractéristiques physiques et fonctionnelles, généralement décrites dans des documents. Gérer les informations techniques permet donc d’obtenir, à tout moment du cycle de vie du projet comme du produit, une visibilité satisfaisante de ceux-ci, au travers des documents ou données qui le caractérise.

Cette vision transversale sur les réalisations des projets contribue à la maîtrise de la qualité, du délai et du coût. En vue de permettre la convergence vers le produit attendu, la gestion de la documentation et de la configuration  permet :
-       de connaître la description physique et fonctionnelle du produit, de ses constituants et des éléments de soutien associé,
-       de permettre à chaque intervenant du projet, d'utiliser des données cohérentes et validées.
 
Chaque intervenant, du concepteur à l'utilisateur, utilise et fournit à ses partenaires des données techniques concernant les produits, les processus ainsi que les moyens associés. L'ensemble de ces données s'enrichit tout au long du déroulement du projet.

En matière de processus, il faut distinguer :
-       les processus spécifiques qui, avec leurs moyens associés, font partie de la configuration du produit (par exemple : des procédés pouvant être imposés dans la réalisation du produit),
-       les processus préexistants et leurs moyens associés dont la gestion de la configuration relève de la seule initiative du fournisseur.
 
L'intérêt de la gestion de la documentation et de la configuration par sa démarche méthodique et continue, fournit les indications qui caractérisent le produit par l'expression de son contenu et son état de réalisation au vu de l'état d'accomplissement des spécifications.

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Patrick Bourdichon

Pendant 10 ans chez Schlumberger Industries, Patrick a été responsable de la gestion de la qualité, de la documentation et de la configuration. Il a également été responsable de la mise en place des méthodes de conduite de projet. Avec le groupe Athena Assurances, il a conduit pendant 3 années des projets de systèmes d’informations pour le réseau commercial. Il est également auteur du management de projet, (Editions WEKA), Estimation des coûts des projets industriels (Afnor Gestion) et L’ingénierie Simultanée (HERMES).

 
 
 
 
 
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