Parole D'experts » Gestion de la sous-traitance » Comment suivre les fournisseurs ?

Comment suivre les fournisseurs ?


1 Pourquoi faut-il suivre le fournisseur ?

L'équipe projet, dans un travail de collaboration étroit avec les achats, a sélectionné de manière rigoureuse les fournisseurs auxquels elle souhaite confier la réalisation d'un certain nombre de tâches du projet. Le choix du fournisseur fait, les résultats attendus ayant été spécifiés dans son contrat, il est essentiel d'assurer un suivi régulier et rigoureux du fournisseur.

En effet, un chef de projet qui aurait constitué son équipe et attribué à chacun ses missions (objectifs, ressources, timing) ne laisse pas à chacun la réalisation de sa mission sans avoir un minimum de visibilité sur ce qui est fait et sur la capacité de chacun de tenir ses objectifs. Il en va du succès du projet. Il en va de même avec les fournisseurs : un suivi adapté permet de garantir le respect des engagements.

En effet, le fournisseur peut être confronté à des difficultés pouvant retarder la réalisation de sa commande. Ses difficultés peuvent être :
  • ordre interne :
    • panne machine ;
    • non-disponibilité des ressources humaines ;
    • engagements commerciaux irréalistes ;
    • erreur dans l'évaluation des délais ;
    • problème de mise au point ;
    • etc. ;
  • ou externe :
    • sous-traitants surchargés ;
    • défaillance d'un sous-traitant ;
    • pénurie de matière ;
    • retard de livraison ;
    • minimum de commande imposé ;
    • etc.

Le fournisseur peut ne rencontrer aucune de ces difficultés, mais ce n'est pas pour autant que tous les dangers de dérives sont écartés.

Vous n'êtes pas son seul client et il doit en conquérir de nouveau : pour tenir les délais d'un client plus exigeant que vous, ou pour obtenir un nouveau contrat, il décalera (et sans vous prévenir) son programme de fabrication et tâchera de vous faire patienter.

Pour augmenter sa marge (ou limiter ses pertes), il peut être tenté de faire des arbitrages entre la qualité et le coût. Il peut ainsi diminuer ses contrôles, utiliser une matière de moins bonne qualité, sous-traiter vers un pays à bas coût. Et cela, bien sûr, sans votre accord.

Pour garantir la qualité, le délai, le coût, il faut donc veiller à ce que le fournisseur respecte ses engagements, et cela tout au long de sa prestation. Il accordera d'autant plus de soin à votre projet qu'il sentira qu'il est suivi de près.

2 Les outils de suivi

Le chef de projet veut globalement le respect du cahier des charges, le respect du planning et la maîtrise des coûts. Plusieurs outils ou pratiques vont l'y aider.

2.1 Les documents contractuels

C’est sur eux que s’appuie la base du suivi car ils définissent l'ensemble des obligations du fournisseur. C'est le référentiel auquel on se reporte en cas de doute :

  • le cahier des charges, les spécifications pour les points techniques et qualitatifs,
  • le contrat, la commande, l'offre du fournisseur pour les aspects commerciaux et certains aspects techniques.

Pour limiter le risque de contradiction entre les différents documents (par exemple, deux cotes différentes sur un plan et une spécification technique), il est important de fixer contractuellement l'ordre de prééminence des documents.

2.2 Un planning et des jalons

Un accord contractuel avec le fournisseur spécifie un planning de référence auquel sont associés des livrables assujettis à des clés de paiement.

De cette façon, les écarts sur le planning sont détectés dès la première échéance. Au moindre écart entre le prévisionnel et le réalisé, il appartient à l'acheteur et au projet de réagir et de décider des actions correctives.

Ce jalonnement peut être demandé au fournisseur ou mis au point par l'équipe projet. Il doit être annexé au contrat.

2.3 Des relances

II faut rappeler régulièrement au fournisseur ses obligations, en particulier de délai. Vous devez pour cela relancer régulièrement le fournisseur, par tout moyen adapté à la situation (mail, fax, téléphone, lettre recommandée).

En particulier, vous devez relancer de manière « curative » si :

  • en l’absence de reçu d'accusé réception de votre commande signé par votre fournisseur,
  • le fournisseur est en retard sur une échéance fixée dans le planning :
    • o rappeler dans un premier temps ce qui était contractuellement prévu pour livrer tel prototype, composants, matériel à une date donnée, et que vous n'avez rien reçu à ce jour,
    • o informez-vous ensuite des raisons du retard,
    • o demandez-lui les actions qu'il va entreprendre pour rattraper son retard,
    • o mettez-vous d'accord sur une nouvelle date.
Mieux encore, faire des relances de « manière préventive », en particulier en l’absence d’informations régulières du fournisseur ou si d'expérience le fournisseur est peu scrupuleux sur les échéances (informations disponibles lors de l'une évaluation des fournisseurs).

2.4 Des visites fournisseur ou des audits

Rien de tel que de se rendre sur place pour constater l'avancement des travaux et éviter que le fournisseur n'enjolive la réalité. Ces visites peuvent être programmées d'avance ou déclenchées en cas de doute ou de problème.

Elles permettent de faire le point avec le fournisseur sur son travail, sur les difficultés rencontrées, de constater l'avancement normal des travaux et d'envisager avec lui les éventuelles mesures pour corriger les écarts (sur le planning ou sur les objectifs).

Ces visites doivent être préparées en termes de :

  • participants (chez vous, chez le fournisseur),
  • objectifs (visiter, valider, tester, contrôler, etc.),
  • éléments concrets que vous voulez constater (plans, outillage, jeu d'essai, prototype, etc.),
  • timing.

Rendez vous dans les ateliers, les bureaux d'étude, demandez à voir votre produit. Evitez de ne rencontrer que votre interlocuteur technico-commercial ; au contraire, interrogez les « productifs ».

Ces visites doivent faire l'objet d'un compte-rendu qui permet d'en assurer la traçabilité.

2.5 Le suivi des dépenses

A chaque fois que possible négocier des contrats forfaitaires. Toute mauvaise évaluation de son prix est de sa responsabilité, pour autant que les conditions d'exécution n'aient pas été changées par son client.

Il reste cependant des situations dans lesquelles le prix n'est pas déterminé lors de la conclusion du contrat, mais seulement déterminable en fonction par exemple du nombre d'heures/de jours pour réaliser la prestation, du prix ou d'une consommation d'une ressource, du nombre de test que vous exigez, etc.

Par exemple, pour la mise au point d'une maquette, la réalisation d'un prototype, il est très difficile d'anticiper le nombre de versions que vous allez devoir réaliser.

Dans ce cas, il est essentiel que le fournisseur justifie le temps qu'il a effectivement passé, la quantité de matière qu'il a utilisée, le coût d'une ressource mise a contribution, en fait tous les éléments qui étaient inconnus au moment de déterminer le prix :

  • quand il intervient chez vous, notez scrupuleusement le nombre de jours où il est venu, le temps qu'il a effectivement passé ;
  • contrôlez toutes les factures qu'il vous envoie et vérifiez que les prix unitaires (taux horaires, coût matière) sont exacts ;
  • imputez les factures fournisseur par fournisseur.

2.6 La recette

Parmi les visites fournisseur, certaine peuvent faire l'objet d'une recette.

La recette correspond à une reconnaissance formelle que le fournisseur a franchi une étape dans la réalisation (défini dans le planning initial), ce qui permettra de déclencher un paiement.

Généralement, les recettes correspondent à des jalons qui auront été précisés lors de la commande.

Attention : la recette ne doit pas exonérer le fournisseur de sa responsabilité vis-à-vis du résultat final, ce n'est qu'un constat d'étape. Seule compte la réception finale.

2.7 La réception

C'est une étape fondamentale : vous reconnaissez par cet acte que le fournisseur a rempli ses obligations contractuelles et vous prenez livraison de son produit, de sa prestation (ce qui déclenche les paiements suivant les conditions de paiement contractuelles).

La réception doit être faite de manière contradictoire afin de vérifier la conformité du produit/de la prestation avec les spécifications :

  • quantités ;
  • performances ;
  • équipements ;
  • documentation ;
  • dimension ;
  • etc.

La réception fait l'objet d'un procès-verbal, dans lequel devront figurer les éventuelles réserves.

Pour éviter tout litige lors de la réception, il faut avoir défini très précisément les critères d'acceptation, et pour ce qui concerne la performance (capacité, cadence, etc.) les méthodes de mesure associées.

La réception peut être facilitée par l'introduction d'une obligation de résultat dans le contrat.

 


Patrick Bourdichon:

Pendant 10 ans chez Schlumberger Industries, Patrick a été responsable de la gestion de la qualité, de la documentation et de la configuration. Il a également été responsable de la mise en place des méthodes de conduite de projet. Avec le groupe Athena Assurances, il a conduit pendant 3 années des projets de systèmes d’informations pour le réseau commercial. Il est également auteur du management de projet, (Editions WEKA), Estimation des coûts des projets industriels (Afnor Gestion) et L’ingénierie Simultanée (HERMES).

 
 
 
 
 
|    Vues: 2061





COMMENTAIRES


Pas encore de commentaire. Soyez le premier à commenter!




COMMENTER CET ARTICLE


Si vous souhaitez vous inscrire, veuillez remplir les champs nom d'utilisateur et nom

Nom*
 
Votre Email*
   
Commenter*
 
Identifiant*
 
Site web
M'inscrire en tant que membre de ce site*
Veuillez recopier le code:


Être rappelé

Rappel immédiat

Un conseiller commercial OPTEAM se tient à votre disposition et vous rappelle immédiatement et gratuitement.

E-mail:
   
Telephone: