Dans mes interventions de conseil je suis souvent amené à préconiser la mise en place d’un Sponsor pour faciliter la communication avec l’équipe de Direction. Force est de constater que cette fonction est souvent méconnue et qu’il me faut parfois batailler ferme pour voir un Sponsor de nommé sur mes projets.
Le Sponsor dans un Projet est une personne expérimentée (souvent représentant du CODIR et ancien Chef de Projet) qui accompagne le Chef de Projet tout au long du projet.
Il intervient en tant que soutien du Chef de Projet. De par sa connaissance de la vision de l’entreprise, il est en capacité d’aider le Chef de Projet à rechercher des solutions en cas de difficultés. Il est également capable d’écoute et d’échanges avec le Chef de Projet, pour lui permettre de trouver la meilleure alternative à l’avancement de son projet. Enfin, il peut être le recours du Chef de Projet en situation d’arbitrage ou de gestion de conflits. En aucun cas, il ne se substitue au Chef de Projet.
Il intervient également en tant que contrôle du chef de projet en ce sens qu’il est le porteur de la vision stratégique du projet et s’assure de la bonne prise en compte de cette vision par le chef de projet.
Le rôle de Sponsor de projet est généralement confié aux membres du Comité de Direction qui se sont portés volontaires pour ce type de démarche. Il a la responsabilité du succès du projet vis-à-vis du Comité de Direction.
Généralement on met en place un sponsor pour les projets qui vont avoir un impact important dans l’entreprise et quand des intérêts opposés vont devoir être tranchés.
Ce rôle est donc essentiel pour certains projets. Cependant mon expérience m’a montré qu’il était parfois compliqué pour des membres de la Direction de l’Entreprise d’assumer correctement ce rôle.
Trop présent, il empiète sur le rôle de chef de projet et complique le rôle de celui-ci dans la maturation et l’optimisation de la solution et dans le management de l’équipe projet.
Trop absent et c’est le chef de projet qui se sent rapidement seul, les décisions qui ne se prennent pas et l’équipe projet qui a un sentiment de flottement et l’impression de ne pas être soutenue par la Direction
Les missions du Sponsor sont clé pour la réussite de projets de plus en plus complexes.
Elles consistent notamment à :
Le Comité de Pilotage et la fonction de Sponsor sont de création récente et il n’est pas étonnant de penser qu’elles ont du mal à trouver leur place dans l’organisation.
Il ne s’agit pas pour le Sponsor de remplacer le Chef de Projet, mais au contraire de :
Ces rôles doivent s’affiner en fonction de la personnalité et des capacités de chacun.
Les rôles sont loin d’être uniformes quel que soit le projet, trouver la bonne articulation entre ces deux acteurs sera certainement différent d’un Chef de Projet à l’autre, mais aussi d’un projet à l’autre. C’est en effet un jeu d’acteur ou chacun prend à son compte une part importante de la réussite du projet.
OPTEAM a développé une journée cadre pour définir le rôle de sponsor et le besoin auquel il répond.
Il s’agira donc dans la formation des Sponsors de leur apprendre à s’adapter à leur chef de projet et à « faire faire faire ».
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