Avec l’accroissement de la complexité des projets, le nombre d’acteurs et avec eux le nombre d’interfaces n’a cessé d’augmenter. Une bonne gestion de la communication entre les acteurs projets devient alors une importante source d’amélioration de la productivité.
Le PMO, qui a souvent été cantonné dans un rôle de gestion et de contrôle, a là une carte importante à jouer qui lui permettra de bien repositionner sa fonction. C’est en effet l’occasion pour le PMO d’apporter une plus-value majeure au projet en devenant un « bridger », en gérant la communication dans le projet.
En quoi consiste le rôle de bridger dans un projet ? Il s’agit de créer des passerelles entre les acteurs, de les mettre en relation, d’organiser les échanges, de mettre du liant, de faciliter le travail en groupe, d’aider à la résolution des points bloquants, à la prise de décision…
Le PMO aide ainsi l’équipe projet à comprendre ses objectifs et l'accompagne pour s'organiser et mieux les atteindre.
Il doit pour cela se préoccuper de créer les conditions d’un travail en équipe efficace :
Cela requiert de la part du PMO une bonne connaissance des objectifs du projet, de l’environnement dans lequel opèrent les différents acteurs, des métiers des uns et des autres, des processus métiers de chacun, de leurs entrées et productions, de leurs contraintes, de la façon dont ils sont objectivés.
Cela requiert également du PMO une bonne connaissance des comportements humains et un savoir-faire en négociation et en gestion des conflits. Il doit pour cela maîtriser les techniques et postures de l'animateur, du médiateur et de pédagogue, les mécanismes particuliers de la facilitation dans un environnement de projet.
Cependant cela ne peut se décréter seul. Le PMO doit se faire accepter par tous, faire admettre sa valeur ajoutée non pas en contrôle mais aussi pour le pilotage et l’animation du projet.
Comment faire changer la perception de son rôle de PMO au niveau des acteurs du projet ?
Mon expérience m’a montré l’importance d’une bonne gestion de l’information, savoir la recueillir et la valoriser au sein du projet. C’est ainsi que j’ai acquis la conviction qu’il faut :
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