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Parole d'experts / Gestion projet en temps de la pandémie Covid19 / Préparer la reprise d’activités

Préparer la reprise d’activités

Impacts de la pandémie sur le management de projet

Impacts de la pandémie sur le management de projet

Dans un projet, reprendre les activités après un arrêt brutal nécessite un temps de réflexion. C'est le but de ce poste.

Dans les projets BTP les arrêts pour intempérie sont fréquents, mais ils sont bien codifiés ; par exemple la récupération des heures perdues pendant l’arrêt du chantier est admise. La reprise du chantier elle aussi est codifiée. Cela fait partie du métier.
 
Un arrêt de l’activité suite à la pandémie, est d'une autre dimension, d'une autre durée; personne n’y était préparé et aujourd’hui, personne n’avait prévu une reprise dans ces conditions, sans visibilité, sans certitude aucune.

Le directeur de projets, le chef de projet qui se préparent à la reprise du travail sur leurs projets doivent prendre en considération et s’interroger sur plusieurs aspects et notamment les risques associés : 

Organiser la réflexion et travailler au bon niveau : Quand une tempête fait partir le toit ont doit : 

  • Niveau 0 : Mettre ses barrières de sécurité pour éviter la chute de tuiles
  • Niveau 1 : Réparer rapidement avant le période des pluies
  • Niveau 2 : S poser la question de savoir pourquoi on en est là.
  • La cacophonie vient souvent qu’on ne travaille pas au bon niveau
  • Le rôle du directeur de projet/chef de projet c’est d’organiser la réflexion
 
Aborder les aspects stratégiques. Les conditions qui avaient prévalu au lancement du projet ont peut-être changé.  Il s’agit de faire une revue de portefeuille et de se poser les bonnes questions :
  • Poursuite ou arrêt du projet ?
  • Poursuite en l’état ou réorientation
  • Changement des priorités ?
 
Comment décider quand on n’est pas certain de la disponibilité des ressources ? Cela se fait lors d’une revue de portefeuille ; c’est ce qu’on fait au moins 1 fois par an, mais normalement on a le temps pour se préparer. Quelles informations minimales réunir?
Quelle fiche de Présentation de Projet doit-on mettre au point pour avoir une vue suffisante de la situation du projet et prendre une décision ?
 
S'interroger sur les relations avec les Parties Prenantes : leur besoin nécessite peut-être d’être revu et les contraintes de réalisation peuvent avoir évolué (nouvelles contraintes financières, de ressources…). Le chef de projet doit en priorité reprendre les relations avec :
  • Le client
    • Tout d’abord pour le rassurer
    • Pour voir ses priorités et lui donner une visibilité sur la situation du projet, les livraisons prévues, la planification des activités communes
    • Mais aussi pour rechercher des opportunités pour se « refaire »
  • Les fournisseurs :
    • Remettre à jour les plannings de livraison
    • Redéfinir les priorités
Formation : Chef de projet expérimenté 

Challenger sa gestion de projet, elle même, est à revoir ; il s’agit notamment des aspects :
  • Juridiques : se couvrir, cumuler des preuves, tracer les faits et toutes les preuves
  • Assurances : faire les déclarations de perte d’exploitation, de sinistre,
  • Gestion des coûts et des délais : recaler le référentiel, intégrer la nouvelle stratégie, simuler les impacts de changement de stratégie… avant de passer en mode pilotage,
  • Qualité : discuter des actions à prendre pour remettre sous contrôle la qualité du projet et du produit
    • Passer aux mesures d’exception
    • Revoir les procédures…
  • Risques : face aux incertitudes, le chef de projet, qui se prépare à la reprise du travail sur son projet, doit considérer les risques de cette situation et mettre en place une démarche de management de ces risques et notamment… les risques de reprise de la pandémie.
  • Pilotage : le mode de pilotage lui-même doit évoluer pendant un certain temps ; nouveau cycle de déroulement (boucle OODA – Observer, Orienter, Décider, Agir – boucle OPDCA - planning de rattrapage ?...),   
Intégrer les aspects humains : si le chef de projet a su mobiliser son équipe pendant la période de confinement, peut-être de nouvelles relations se sont établies entre les membres de l’équipe ; il s’agit de capitaliser sur ce nouvel état d’esprit qu’il a su créer.
 
Le chef de projet doit reprendre en main des équipes qui ont été confinées, et/ou en temps partiel… pendant 2 mois. Le modèle de la reprise d’activité après les vacances est-il valable ? Sans doute pas. Sont notamment à prendre en considération :
  • Les éventuelles pertes, départs de certaines ressources
  • Un déconfinement par étape = retour échelonné des ressources
  • Certaines personnes ont continué à travailler : il s’agit de remettre à niveau les confinés
  • Mais surtout tenir compte des possibles changements d'habitude
 
Il faut aussi être conscient qu’un changement est peut-être intervenu dans le sentiment des équipes :
  • Habitudes de travail à distance
  • Sentiment de perte de liberté avec le retour au travail
  • Relâchement par rapport aux échéances
  • Acceptation ou non des nouvelles contraintes
  • Acceptation d’heures supplémentaires pour rattraper au moins partiellement le retard…
 
Sans oublier l’anticipation de possibles mouvements sociaux.
 
En même temps, bien géré, le retour de l’activité est l’occasion d’insuffler un nouveau souffle à son projet, de tirer profit du souhait des acteurs de travailler autrement. L’événement doit être traité de manière positive.
 
Réflechir aux aspects management = comment remettre sous pression le projet ? comment mobiliser à nouveau les équipes… tout en reconnaissant les efforts consentis ? Comment reprendre l’activité :
  • On passe en modèle task force pour rattraper une partie du retard ? on passe à une logique de redressement de projet en difficulté ?
  • Quel aspect du Management de projet est impacté ? Accent mis sur la trésorerie ? Gestion des interfaces avec les fournisseurs ? Renégociation avec le client ?
  • Doit-on refaire l’analyse de risques et piloter par les risques ? Y a-t-il de risques de reprise de la pandémie ? Que faire si cela reprend ?
  • Comment l’émergence et la généralisation de la communication numérique va impacter le management des projets ?
 
Et le monde d’après ? Sera-t-il identique ? Doit-on d’ores et déjà donner une inflexion à nos projets ? C’est peut-être un peu tôt. En tout état de cause, les temps de crise débouchent souvent sur des innovations, sur de nouvelles pratiques.
 
OPTEAM est à votre disposition pour en parler et vous accompagner pour organiser la reprise de vos projets et maîtriser ainsi les conséquences des risques correspondants.

Les axes d’expertise d’Opteam

Jean Ellegoet
 
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